Sammensætning
Stævneudvalget består af 3 personer bestående af, et bestyrelsesmedlem og to menige udvalgsmedlemmer med lyst til at afholde stævner. De to øvrige udpeges af bestyrelsen efter indstilling fra udvalget. Udvalget skal være på plads senest med udgangen af juni måned.
Ansvar & myndighed
Udvalget er budgetansvarlige. Den bestyrelsesansvarlige er ansvarlig for at udvalget holder bestyrelsen orienteret via referater. Udvalget skal arbejde ud fra de rammer for stævner, der er udarbejdet af bestyrelsen. Udvalget skal sikre at der er tilstrækkelige kompetencer til afholdelse af stævner (Ophardt, seedning, dommere). Stævneudvalget er ansvarligt for at sikre at der er udarbejdet en årsplan for afvikling af stævner. Stævneudvalget er ansvarligt for bookning af lokaler og udstyr til afholdelse af stævner.
I krisesituationer er det kun formanden, som udtaler sig.
Opgaver
Stævneudvalget har følgende opgaver:
- Kontakt til DFF, klubber og dommere i forhold til stævner
- I samarbejde med det sportslige udvalg at sikre at klubben rekrutterer og uddanner dommere
- Udarbejde checkliste for afholdelse af stævne
- Udpege stævneleder og udstikke rammer for denne
- Evaluering af stævner
- Information/kommunikation til DFF/fægtere/klubber/dommere om afvikling af stævner
- Sikre flow i afviklingen og løbende evaluering af stævneafviklingen
- Udarbejde referat på møderne
- Ansvarlig for den del af hjemmesiden, der handler om stævner i samarbejde med kommunikationsudvalget.
- Udarbejdelse af årsplan for afvikling af stævner
- Ansvar for 1 gang årligt at ajourfører funktionsfordelingsanalysen (august)
- Udarbejdelse af et budget for stævneudvalget (december)
- Ansvar for planlægning og afvikling af klubmesterskab
Kvalifikationer
Medlemmerne af Stævneudvalget vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer:
- Koordinator
- Kontaktskaber
- Organisator
- Opstarter
- Afslutter
- Kendskab til stævneafholdelse herunder turneringsplan, seedning og regler i forbindelse med EFC/FIE stævner (Ophardt eller FencingTimeOnline
Mødefrekvens
Mindst 2 gange årligt á 2 timer afhængigt af antallet af stævner klubben er involveret i.
Estimeret timeforbrug
| Jan | Feb | Mar | Apr | Maj | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Dec | I alt | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Møder | 2 | 2 | 2 | 2 | 8 | ||||||||
| Klubmesterskab | 6 | 6 | |||||||||||
| Condis Cup eller lignende | 8 | 8 | |||||||||||
| Dansk Sabel Cup | 6 | 6 | |||||||||||
| Årshjul for stævner | 1 | 1 | 2 | ||||||||||
| Checkliste til stævner opdateres | 1 | 1 | |||||||||||
| Budgetudarbejdelse | 1 | 1 | |||||||||||
| Opdatering funktionsfordeling | 1 | 1 | |||||||||||
| Sum | 4 | 2 | 6 | 2 | 9 | 2 | 8 | 33 |